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Coordinateur.trice Administratif.ve et Résilience

Quebec, Canada (On-site)

Coordinateur.trice Administratif.ve et Résilience

1 Hour ago • 1-3 Years • Administrative

About the job

Summary

The Coordinator, Administrative and Resilience will perform administrative tasks to support the various areas of activity of the organization. They will carry out administrative, operational and organizational resilience-related tasks, in accordance with specific directives and procedures. Responsibilities include: ensuring efficient reception functions (answering phones, welcoming visitors, coordinating mail and package handling), resolving simple daily problems, responding to employee requests, performing administrative tasks related to various activities, collaborating on documenting and improving procedures, supporting the maintenance of Crisis Management and Business Continuity Plans, contributing to resilience projects, supporting health and safety efforts, and updating office manuals and records. The role requires strong client orientation, organizational skills, communication and interpersonal abilities, administrative rigor, ability to manage multiple initiatives, and a sense of urgency.

1 skill required for this role

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microsoft-office

Must have:

Excellent communication and interpersonal skills
Strong organizational and administrative skills
Proficiency in Microsoft Office Suite
Ability to manage multiple tasks simultaneously
Experience in coordination or related field

Good to have:

Basic knowledge of project management
Experience with crisis management or business continuity planning

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Description du poste

Relevant du Responsable de la Résilience du Studio, le/la Coordinateur(trice) Administratif(ve) et Résilience effectuera des tâches administratives pour soutenir les divers domaines d'activité de l'organisation. Il/elle réalisera des missions administratives, opérationnelles et liées à la résilience organisationnelle, conformément à des directives et procédures spécifiques.

Responsabilités :

Principales tâches :

Assurer efficacement les fonctions d’accueil :
- Répondre aux appels téléphoniques ;
- Accueillir les visiteurs ;
- Coordonner la réception et l’envoi des lettres et colis ;
- Résoudre les problèmes quotidiens simples et exécuter les tâches assignées ;
Répondre aux demandes des employés et traiter les requêtes quotidiennes ;
Effectuer toutes les tâches administratives liées à la réalisation des diverses activités ;
Collaborer avec les membres de l’équipe pour documenter et améliorer les procédures existantes ;
Soutenir la mise à jour et le maintien des Plans de Gestion de Crise et de Continuité des Activités ainsi que des procédures associées ;
Contribuer à des projets ou initiatives spécifiques en matière de résilience au sein du département ;
Soutenir les efforts en santé et sécurité afin de garantir la conformité du studio avec toutes les réglementations en vigueur ;
Mettre à jour le manuel de bureau et s’assurer que tous les autres documents et registres de bureau sont à jour ;
Effectuer toutes autres tâches connexes.

Qualifications

Poste à temps plein, de jour, les fonctions doivent être exécutées en présentiel 5 jours par semaine, le travail hybride n’est pas possible.

Compétences :

Orienté(e) client ;
Bonnes compétences organisationnelles ;
Bonnes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles ;
Faire preuve de rigueur dans le suivi administratif ;
Capacité à gérer plusieurs initiatives simultanément ;
Sens de l’urgence.

Connaissances :

Bonne maîtrise des outils Microsoft Office ;
Une connaissance de base en gestion de projet constitue un atout.

Formation :

Diplôme d’études collégiales (DEC) ou programme d’études équivalent.

Expérience pertinente :

De une à trois années d’expérience dans un rôle de coordination ou dans un autre domaine pertinent.

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About The Company

Ubisoft

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