Executive Assistant to Chief Publishing Officer

Les équipes d’Ubisoft comptent 19 000 personnes réparties sur plus de 30 pays à travers le monde et sont liées par une mission commune : enrichir la vie des joueurs et des joueuses par des expériences de jeu originales et mémorables. Leur énergie et leur talent ont permis de donner vie à de nombreuses franchises acclamées telles que Assassin's Creed, Far Cry, Watch Dogs, Just Dance, Rainbow Six, et bien d'autres à venir. Ubisoft est un employeur soucieux de l'égalité des chances et estime que la diversité des origines et des perspectives est essentielle pour créer des mondes qui permettent l’épanouissement et l’expression de tous et toutes. Si vous êtes enthousiaste à l'idée de relever des défis passionnants, exploiter des technologies de pointe, et prendre part au futur du divertissement, rejoignez-nous et créez l’inconnu.

Assister les directeurs et faciliter leur quotidien

• Gestion d’agenda : organiser les rendez-vous et réunions, prioriser les rencontres, parer aux imprévus
• Préparation et suivi des réunions internes et externes : mise en forme des présentations et impression des documents pour les meetings
• Support logistique : réservations de salles et du matériel informatique, commandes de repas, tester les installations avant le début des meetings
• Préparation des déplacements (hôtel, vols, visa...)
• Suivi des signatures des différents contrats via Docusign
• Suivi et validation des NDF des équipes de Chris Early

Communiquer et coordonner à un niveau international

• Point de contact des équipes internes du Publishing, des Managing Directors, des zones et des équipes Siège monde et Production du groupe
• Point de contact des partenaires business externes du Publishing
• Participation à la coordination pour les événements et salons (Gamescom, GDC, KOM, Strategic Meeting...): centralisation des listes de participants, organisation logistique des réunions, support pour les plans de déplacement, diffusion d'informations
• Point de contact et de coordination avec les N-1 du Chief Publishing Officer
• Collaboration étroite avec l’assistante du CEO

Organisation événementielle et projets transverses

• Organisation de journées onsite & offsite pour le top management (réservation de salles de séminaire, matériel de travail, déjeuners,…)
• Coordination des workshop annuels pour l’équipe dirigeante : salles de réunion, hôtel, transports, diner d'équipe, teambuildings
• Participation aux différents projets de réaménagement des locaux et suivi des plannings des travaux au sein du siège (parties communes, salles de réunion, bureaux).
• Point de contact entre les équipes du Publishing et le WorkPlace pour le day to day des équipements du 2ème étage (salle de réunions, toilettes, espaces informels…)
• Aide occasionnelle aux meetings & Team Building pour les collab’ hors N-1

Expérience pertinente

• Vous avez une solide expérience dans l’assistanat ou dans un rôle impliquant la gestion de projets et de plannings.
• Vous avez précédemment occupé un poste nécessitant un haut niveau de professionnalisme et de confidentialité.

Compétences et connaissances

• Un excellent relationnel, de la disponibilité et un sens du service ;
• Un grand sens de l’organisation, vous savez prioriser et gérer simultanément plusieurs activités complexes ;
• Du dynamisme, de la proactivité, de l’autonomie et une grande capacité à s'épanouir dans un environnement dynamique et international ;
• Une excellente communication verbale et écrite, en anglais comme en français ;
• Une capacité à traiter des informations sensibles avec la plus grande confidentialité ;
• De solides compétences en MS Office (maîtrise avancée de Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Teams) ;
• Connaissance ou bonne capacité d’apprentissage sur des outils collaboratifs (ex : Miro, Slido…) ;
• Compétence en gestion budgétaire, y compris la planification et le suivi des dépenses

Avantages Ubisoft

💰 Participation, plan d'épargne entreprise. En plus : 25 CP, 12 RTT, 50% du pass de transport pris en charge, des tickets resto, une bonne mutuelle, et plein d'avantages Ubisoft.
👶 Congé maternité de 20 semaines, congé paternité/co-parental de 7 semaines
📍 Nos locaux sont à Saint Mandé (ligne 1, arrêt Saint Mandé), salle de sport dans les locaux, possibilité de travailler de manière hybride, en accord avec la politique Télétravail du groupe.
 

Processus de recrutement

[30 minutes] : échange téléphonique avec un Recruteur,
[60 minutes] : entretien avec la manager du poste (Chief of Staff du Global Publishing) et un Recruteur,
[60 minutes] : entretien avec les Directeurs du Transformation Office
[30minutes] : Un dernier échange avec le Chief Publishing Officer

Informations complémentaires

En tant qu’employeur, Ubisoft offre à tous les mêmes opportunités d’accès à l’emploi sans distinction de genre, ethnicité, religion, orientation sexuelle, statut social, handicap et d’âge. Ubisoft veille à développer un environnement de travail inclusif qui reflète la diversité de sa communauté de joueurs & joueuses dans ses équipes. 

Consultez ce guide qui a pour but de vous accompagner dans votre candidature, et découvrez nos actions pour encourager plus de diversité et d'inclusion.